作業指示書を手作業で処理していませんか？繁忙期には多くの時間やコストをかけてしまうこともあるでしょう。
今こそ、メンテナンス業務を次の段階へと進化させましょう。作業指示書自動化が、その鍵となります！
作業指示書とは？
作業指示書は、作業員が遂行すべきタスク内容や要件を記載した文書です。製造、建設、メンテナンス、サービス業など多くの業界で使われており、メンテナンスや技術作業を正式に依頼・認可するための書類です。
また、作業指示書は遵守や監査の観点からも、企業運営にとって重要です。
作業指示書の種類
作業指示書は、従業員が業務を効率的に実施するための基本情報を含み、その形式や内容は業界や企業ごとに異なります。
- メンテナンス
- 安全点検
- 設置
- 不動産管理
一般的な作業指示書のプロセス
作業指示書の一般的な流れは以下の通りです。
- 作業依頼が発生する
- 管理者が依頼を確認し承認する
- 作業指示書が作成され、担当者に割り当てられる
作業指示書処理でよくある課題
手作業による作業指示書の処理は、メンテナンスや修理、製造をはじめ多様な業界で、手間と時間がかかり、ミスも起こりやすくなります。
- 作業指示書からデータを手入力する際に、タイプミスや情報抜け、不正確なデータが発生しやすい
- 手書きドキュメントの読み取りが困難
- 大量の作業指示書を毎日処理するには多くの労力が必要
- 進捗や状況を一元管理・可視化する仕組みがないと作業の追跡が難しい
- 手動処理では十分な集計やレポート・分析ができず、課題や改善点を特定しにくい
作業指示書自動化のメリット
作業指示書自動化によって、業務効率や生産性、顧客対応力が大幅に向上します。
エラーの最小化
自動化ツールを活用することで、人為的なミスが減り、より正確なデータ管理が可能になります。作業品質が向上し、顧客満足度も向上します。
業務効率・生産性の向上
手入力などの作業負荷が減ることで、従業員はコア業務へ集中でき、生産性が自然と向上します。
データ分析・レポーティングの強化
作業指示書自動化により、進捗や傾向をリアルタイムで確認でき、的確な意思決定や業務改善に繋がります。
Parseurによる作業指示書自動化
Parseurはインテリジェント・ドキュメント処理ツールとして、PDFデータ抽出の自動化を実現します。さらに、Parseurは各種アプリケーションとリアルタイム連携が可能です。
導入シーン
たとえば不動産管理においては、リフォームやメンテナンス（塗装、フェンス施工、キッチン修理など）が頻繁に発生します。情報の正確性が損なわれると、工事の遅れや顧客不満などのリスクがあります。顧客は迅速かつ正確な対応を求めています。
複数物件を管理する場合、それぞれの作業指示書を仕分けし、職人への割り当て作業に多くの時間が費やされます。本来は、その時間を顧客対応など本質的な業務へ充てたいはずです。
Parseurで作業指示書自動化を始めるには？
Parseurは、ノーコード・ノーパースルールで誰でもすぐに使い始められる設計。一般的なPDFパーサーのような複雑なセットアップや学習コストは不要です。
Parseurのテンプレートベースのインターフェイスで直感的に設定ができ、PDF OCR技術により、すべてのドキュメントタイプを高精度で処理できます。
Parseurは作業指示書から以下の情報を自動抽出します：
- 作業指示書番号
- 作業指示書日付
- 仕事内容
- 場所
- 連絡先（氏名・電話番号・住所など）
- 請負業者名
- 優先度コード
ステップ1：作業指示書専用メールボックスの作成
費用が心配な方も安心。Parseurは手頃な価格で、全機能を無料プランでもご利用いただけます。
カスタムメールボックスを作成し、作業指示書をアップロードしてください。
ステップ2：AIで作業指示書テンプレート作成
AI支援テンプレートを使用して、抽出したい項目をハイライトしデータフィールドを定義します。フィールドごとに適切な出力形式（例：作業指示書番号は数値形式）を指定しましょう。
さらに動的OCRを組み合わせれば、異なるレイアウトや書式の書類にも柔軟に対応できます。
ステップ3：抽出データの確認
テンプレートを作成すると、Parseurが自動的にデータを抽出・処理します。すべての項目が正確に取得されているか確認してください。
ステップ4：他アプリケーションへのデータ連携
Parseurの直感的なUIから、Zapier・Make・Power Automateを利用してさまざまなアプリとスムーズに連携可能です。Bridgit BenchやCoConstructなどのリソース管理ソフトにもデータを送信できます。
抽出データはダウンロードや、Googleスプレッドシートへのリアルタイム送付も可能です。
新技術が実現する作業指示書管理の変革
今後はAI（人工知能）やML（機械学習）技術の発展により、作業指示書自動化がさらに進化し、より複雑な作業や全体業務の最適化が期待されています。
最終更新日
